מעקב אחרי משרות: למה אקסל הורס לכם את חיפוש העבודה

מעקב אחרי משרות נשמע כמו עבודה מנהלתית, אבל הוא ההבדל בין חיפוש שמתקדם לחיפוש שמסתובב במקום. כשיש חמש מועמדויות, כולן בראש. כשיש שלושים, כבר לא זוכרים לאיזו חברה שלחתם איזו גרסה של קורות החיים, למי הבטחתם לחזור, ומי אמר "נחזור אליך בשבוע הבא" לפני שלושה שבועות.

אקסל או גוגל שיטס הם נקודת התחלה מצוינת - חינמיים, גמישים ומוכרים. הבעיה מתחילה כשהחיפוש גדל, וזה בדיוק מה שהמדריך הזה פותר: איך בונים מעקב שלא מתפרק, עם כלי או בלי.

למה טבלת אקסל מתפרקת כשחיפוש העבודה גדל?

כי טבלה שומרת מידע אבל לא מזכירה לכם לפעול עליו. תאריך פולואפ שכתוב בתא לא מצלצל, הערות מראיון נדחסות לתא אחד, והקשר בין המשרה לגרסת קורות החיים ששלחתם נשמר רק בזיכרון.

• תאריכים בלי תזכורות: פולואפ שהיה צריך לצאת ביום שלישי נזכר ביום ראשון שאחרי.
• גרסאות שהולכות לאיבוד: "קורות חיים סופי 4" נשלח למשרה אחת, "סופי 5" לאחרת, ובראיון אתם לא בטוחים מה המראיין רואה מולו.
• אנשי קשר מפוזרים: חלקם בלינקדאין, חלקם במייל, חלקם בוואטסאפ - ואף אחד מהם בטבלה.
• הערות בלי מקום: מה נשאל בראיון ה-HR, מה הטווח שדיברתם עליו, מה הצעד הבא - כל זה צריך להיות זמין לפני השלב הבא.
• אין תמונה: קשה לראות במבט אחד כמה מועמדויות תקועות באותו שלב, ואיזה ערוץ באמת מביא שיחות.

מה לרשום על כל מועמדות?

שמונה שדות מספיקים. פחות מזה - חסר מידע לפני ראיון. יותר מזה - לא תעדכנו את הטבלה אחרי שבוע.

• חברה ומשרה - כולל קישור למודעה. מודעות נמחקות, אז שמרו גם את הטקסט שלה בצד.
• תאריך הגשה - כדי לדעת מתי מגיע הפולואפ.
• ערוץ - אתר החברה, לוח דרושים, הפניה, פנייה של ריקרוטר. זה השדה שיגיד לכם בהמשך מה עובד.
• גרסת קורות החיים - שם הקובץ המדויק ששלחתם.
• איש קשר - שם, תפקיד ואיך פניתם (לינקדאין, מייל, טלפון).
• שלב - מתוך רשימה קבועה (פירוט בהמשך), לא טקסט חופשי.
• תאריך הפעולה הבאה - פולואפ, ראיון, הגשת מטלה.
• הערות - מה נשאל, מה סוכם, מה צריך להכין.

אילו שלבים יש במעקב אחרי משרות?

שבעה שלבים מכסים כמעט כל תהליך גיוס בישראל. רשימה קבועה חשובה יותר מהשמות עצמם: היא מאפשרת לסנן ולספור.

• נשלח - הגשתם, אין עדיין תגובה.
• סינון ראשוני - שיחת טלפון קצרה עם מגייס/ת.
• ראיון HR - התאמה תרבותית, ציפיות, זמינות.
• ראיון מקצועי או מטלה - מול מנהל/ת או הצוות.
• ראיון סופי והמלצות - לעיתים עם מנהל בכיר או בדיקת ממליצים.
• הצעה - כולל תאריך יעד לתשובה.
• סגור - נדחה, ויתרתם, או המשרה בוטלה. לא מוחקים: השורה הזו תעזור לכם להבין מה לא עבד.

לכל שלב יש הכנה אחרת. לפני ראיון HR ומקצועי, עברו על המדריך לראיון עבודה עם ההערות מהשלב הקודם.

מה לרשום אחרי כל ראיון?

חמש שורות, בתוך שעה מהראיון, כשהכל עוד טרי: מי ראיין, מה נשאל, מה עבד, מה פחות, ומה הצעד הבא. בשלב הבא בדרך כלל יושב מישהו שקרא את הסיכום של המראיין הקודם - וכדאי שגם לכם יהיה סיכום.

• מי ראיין ובאיזה תפקיד - כדי לפנות בשם בהודעת התודה ובשלב הבא.
• השאלות שנשאלו - במיוחד אלה שנתקעתם בהן. הן כמעט תמיד חוזרות, באותה חברה או באחרת.
• מה סיפרו על התפקיד והצוות - פרטים שלא היו במודעה, ושכדאי להזכיר בשלב הבא.
• מה נאמר על שכר, זמינות או לוחות זמנים - גם אם רק ברמז.
• הצעד הבא ותאריך - ואם לא נאמר תאריך, שאלו בסוף הראיון ורשמו.

איך יודעים מה עובד בחיפוש העבודה שלכם?

סופרים לפי ערוץ. אחרי שלושה-ארבעה שבועות של מעקב, בדקו לכל ערוץ - אתר החברה, לוח דרושים, הפניה, פנייה ישירה - כמה הגשות יצאו וכמה מהן הגיעו לשיחה ראשונה. המספרים שלכם חשובים יותר מכל ממוצע שתמצאו באינטרנט.

אם ערוץ אחד מביא שיחות והשני לא, מעבירים אליו זמן. אם אף ערוץ לא מביא שיחות, הבעיה כנראה לא בערוץ אלא בקורות החיים או בהתאמה למשרות - ואז כדאי לחזור למדריך לכתיבת קורות חיים ולבדוק שהמסמך מותאם לסוג המשרות שאתם מגישים אליהן. אם יש שיחות ראשונות אבל אין שלב שני, ההכנה לראיון היא המקום לחזק.

מתי שולחים פולואפ?

חמישה עד שבעה ימי עבודה אחרי הגשה שיש לה איש קשר, ועד 24 שעות אחרי ראיון (הודעת תודה). אם נאמר לכם "נחזור עד יום חמישי", חכו עד יום ראשון שאחריו ורק אז שאלו.

• אחרי הגשה: פולואפ אחד, אחרי 5-7 ימי עבודה, רק אם יש למי לכתוב. בהגשה דרך לוח דרושים בלי איש קשר - אין פולואפ, יש רק פנייה חדשה למישהו בחברה.
• אחרי ראיון: הודעת תודה קצרה בתוך 24 שעות. תבניות מוכנות להודעות לריקרוטרים.
• אחרי "נחזור אליך": מחכים לתאריך שנאמר ועוד יומיים, ואז שואלים פעם אחת.
• אחרי שתיקה ארוכה: אחרי פולואפ אחד בלי תשובה, מסמנים "סגור" וממשיכים. אם יחזרו - תשמחו.

הטריק הוא שתאריך הפולואפ נרשם באותו רגע שבו אתם מגישים, לא כשאתם נזכרים.

איך בונים מעקב שעובד באקסל או בגוגל שיטס?

שורה לכל מועמדות, עמודה לכל אחד משמונת השדות, ושלוש הגדרות קטנות שהופכות טבלה סטטית לכלי עבודה.

• רשימה נפתחת לעמודת השלב (Data validation), כדי שכל השלבים ייכתבו אותו דבר ואפשר יהיה לסנן.
• עיצוב מותנה לתאריך הפעולה הבאה: צבע כשהתאריך הוא היום או עבר. זו התזכורת שחסרה לטבלה.
• הקפאת שורת הכותרות ומיון לפי תאריך הפעולה הבאה, כך שמה שדחוף תמיד למעלה.
• לשונית נפרדת לאנשי קשר, עם קישור לשורת המשרה.

גרסאות קורות החיים נשמרות בתיקייה אחת, ושם הקובץ כולל את שם החברה. כך העמודה "גרסת קורות החיים" מצביעה על קובץ שאפשר לפתוח לפני הראיון. אם עוד אין לכם גרסה בסיסית טובה, התחילו מבניית קורות חיים.

מתי כדאי לעבור מטבלה לכלי ייעודי?

כשאתם מנהלים יותר מ-20-30 מועמדויות פעילות במקביל, מגישים כמה גרסאות של קורות חיים, או מוצאים את עצמכם מפספסים פולואפים למרות הטבלה. זה לא כלל, זו נקודה שבה התחזוקה מתחילה לעלות יותר מהתועלת.

כלי ייעודי עושה שלושה דברים שטבלה לא עושה לבד: מזכיר לכם לפעול, מחבר בין המשרה לקורות החיים ששלחתם, ומראה את כל המועמדויות לפי שלבים במבט אחד. ה-Application Tracker של Custro (בתוכנית Pro) בנוי בדיוק לזה. ואם הטבלה עובדת לכם - אין סיבה להחליף אותה. השיטה חשובה יותר מהכלי.

אילו טעויות הכי נפוצות במעקב אחרי משרות?

רוב הטעויות הן לא בטבלה עצמה אלא בהרגלים סביבה: מעדכנים רק כשנזכרים, רושמים יותר מדי, או מוחקים את מה שלא הצליח.

• לעדכן רק "כשיש זמן": מעקב שלא עודכן שבועיים הוא כבר לא מעקב. רבע שעה קבועה בשבוע עדיפה על שעתיים פעם בחודש.
• עשרים עמודות: כל עמודה שלא משתמשים בה היא סיבה לא לפתוח את הטבלה. שמונה שדות מספיקים, ואת השאר כותבים בהערות.
• שלב כטקסט חופשי: "אחרי ראיון", "ראיון 1 בוצע", "חיכיתי" - אי אפשר לסנן ולספור. רשימה קבועה פותרת את זה.
• למחוק דחיות: השורות שנסגרו הן המידע הכי שימושי - הן מראות איזה סוג משרות, ערוצים או גרסאות לא עובדים.
• לא לשמור את המודעה: אחרי שבועיים המשרה כבר לא באוויר, ולפני הראיון אין לכם את הדרישות שאליהן כיוונתם.

איזו שגרה שבועית שומרת על המעקב מעודכן?

רבע שעה, פעם בשבוע, באותו יום: עוברים על כל מה שבשלב פעיל, שולחים את הפולואפים שהגיע זמנם, ומעדכנים שלבים.

• סננו לפי תאריך הפעולה הבאה - כל מה שעבר, מטפלים בו עכשיו.
• עדכנו שלבים לפי מה שקרה השבוע, והעבירו ל"סגור" את מה שנגמר.
• ספרו: כמה הגשות, כמה שיחות ראשונות, מאיזה ערוץ. אחרי כמה שבועות תראו איפה המאמץ שלכם מחזיר הכי הרבה - ותשקיעו שם.
• קבעו את היעד לשבוע הבא: כמה הגשות, לאילו חברות, ואיזה הכנה צריך.

מתחילים חיפוש מאפס? שלבו את השגרה הזו עם התכנית המואצת ל-14 יום, שמסדרת את קורות החיים, הלינקדאין וההגשות לפני שהמעקב מתמלא.